勤怠管理システムの機能・種類・選び方と比較ポイント
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「勤怠管理システム」とは、従業員の出退勤や休暇の取得状況などを管理するシステムのことです。法令を順守し、リモートワークや副業などの働き方の多様化に対応するため、労務管理の正確さや効率化の重要性は増しています。
勤怠管理システムの機能・種類を整理するとともに、導入のメリットや選び方、おすすめのサービスを紹介します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や残業時間、各種休暇の取得状況など、勤務状況をリアルタイムで可視化し一元管理するシステムのことです。かつてはタイムカードや手書きの出勤簿などアナログな方法を用いるケースも多くありましたが、法改正によって客観的かつ正確な勤怠管理が必要となったことから、企業の規模にかかわらず導入が進んでいます。
昨今では勤務形態に合わせて打刻方法を選べるものや、残業時間・休日出勤などのアラート機能、分析機能など、労務上の課題を解決する機能を備えたものも数多く提供されています。
勤怠管理システムの必要性が高まっている背景
勤怠管理システムの導入が進んでいる理由は、大きく二つあります。
一つ目は、法令を順守するためです。働き方改革により2019年4月から順次、労働基準法などの改正が施行され、残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化などが定められました。安全配慮義務の観点から、企業には従業員の正しい労働時間を把握し、客観的な記録を残すことが義務付けられています。
従来のアナログな勤怠管理では、たとえば「月末に集計したら残業時間の上限を超えていた」などのトラブルが起こり得ます。また、従業員による残業時間の過小・過大申告といった不正が起こる可能性もあります。そのため、システム化によって正確かつリアルタイムで管理する必要性が高まっています。
二つ目は、リモートワークや在宅勤務、副業など多様な働き方が広がっていることが挙げられます。アナログな管理方法では勤務状況の実態を正確に把握することが難しく、従業員・管理者ともに負担が大きいという課題があります。
勤怠管理システムは、多様な働き方を実現する土台を作る上でも必要性が増しているといえます。
勤怠管理システムの主要な機能と実現できること
勤怠管理システムの機能は、提供する企業によって異なります。主要な機能と実現できることを以下に整理しました。
| 打刻機能 |
|---|
| 打刻方法はさまざまな方式が提供されており、自社の就労形態に合わせて最適な方法を選択できます。たとえば、パソコンやモバイル端末、ICカードを使った方法のほか、チャットで打刻できるサービスもあります。不正打刻を防ぐため、生体認証や位置情報と合わせて打刻できるGPS打刻なども提供されています。 |
| シフト管理機能 |
|---|
| シフトのパターンを登録して勤怠状況を管理する機能です。複雑なシフトにも対応できるほか、どのシフトのときに長時間労働になりがちかなどの課題も把握しやすくなり、適切な人員配置を検討する際にも役立ちます。 |
| 休暇管理機能 |
|---|
| 有給休暇や半休、振替休日など、休暇取得状況を管理できる機能です。有給休暇の取得が進んでいない人に前もって取得を呼びかけられるなど、法令を順守するためにも役立ちます。 |
| 申請・承認機能 |
|---|
| 残業、休暇の申請・承認や、打刻時間の修正をシステム上で行えます。文書のやり取りや保管にかかる手間を削減できます。 |
| 勤怠情報の集計・分析機能 |
|---|
| 勤怠管理システムには勤怠状況をリアルタイムで自動集計する機能が備わっているため、月の途中で長時間労働の傾向を是正することが可能です。予実管理や組織の傾向を分析する機能を搭載しているものもあり、労務に関する課題の解決に役立ちます。 |
| アラート機能 |
|---|
| 打刻漏れがあった場合や長時間労働が予測される場合に、アラートを出す機能です。ポップアップやメール通知など通知方法はさまざまで、従業員・管理者の双方が効率的に勤怠を管理することができます。 |
勤怠管理システムの導入形態・種類
勤怠管理システムの導入形態は、クラウド型・オンプレミス型の大きく二つです。それぞれの特徴は以下の通りです。
クラウド型
インターネットを介してサービスを利用する形態です。メリット・デメリットは以下の通りです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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オンプレミス型
自社にシステム環境を構築する形態です。メリット・デメリットは以下の通りです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムの導入によって得られるメリットには、次のことが挙げられます。
【メリット１】
勤怠管理業務の効率化
タイムカードやExcelでは集計や確認作業に時間を要しますが、勤怠管理システムでは多くの工程を自動化・効率化できます。集計時のヒューマンエラーが防止できることもメリットの一つです。給与計算ソフトなどの外部システムと連携することで、さらに業務効率を高めることもできます。
打刻の修正や残業・休暇の申請などもシステム上で行えるため、従業員の手間を省けるというメリットもあります。
【メリット２】
法令順守へのスムーズな対応
クラウド型の勤怠管理システムの多くは、法改正があった場合ベンダーによってアップデートされるため、自社で対応する必要がありません。ただし、オンプレミス型の場合は自社で改修しなければならないため、注意が必要です。
【メリット３】
出退勤時間の不正防止
勤怠管理システムでは、自社の就労形態に合わせた打刻方法を採用できるため、正確な勤怠状況を把握できます。また、不正打刻を防ぐ機能を備えているため、手間をかけずに法令を順守することが可能です。
たとえば、指紋や指の静脈、顔などで本人と確認する生体認証機能があれば、代理打刻を防ぐことができます。また、GPS打刻は位置情報とともに打刻できる機能のため、営業職や配送など、事業所外で勤務する従業員の勤怠を正確に把握することができます。
勤怠管理システムの選び方と比較ポイント
まずは、自社の勤務形態や雇用形態に合っているかを確認する必要があります。たとえば、直行直帰が多い、シフト制、テレワークが多いなど、勤務形態によって適した打刻方法や必要な機能は異なります。以下に打刻方法と勤務形態の例を挙げます。
| 打刻方法 | 適している勤務形態 |
|---|---|
| パソコンによる打刻 | オフィス勤務が中心の場合に適している。 |
| ICカードによる打刻 | オフィス勤務が中心の場合に適している。 ICカードは入館証や社員証と併用するパターンのほか、交通系ICカードなどを利用できるサービスもある。 |
| 生体認証による打刻 | オフィス勤務が中心の場合に適している。 入退室管理システムと連携できるタイプは、部外者の入室を制限したい場合にも役立つ。 |
| スマホによる打刻 | 直行直帰やテレワークなど、オフィスで打刻ができない従業員が多い場合に適している。 GPS機能を利用することも可能。 |
勤怠管理システムには小規模の中小企業に対応しているもの、1000人以上の大企業向けに提供されているものがあり、それぞれ強化されている機能が異なっています。そのため、自社の規模に即しているかを確認することも重要です。
【ポイント１】
自動化・効率化したい業務に対応しているか
勤怠管理システムの機能は各社で大きく異なるため、自社が自動化・効率化したい業務を事前に洗い出しておく必要があります。
たとえば、勤怠管理だけを自動化したい場合と、勤怠管理に加えて経費精算や給与計算も効率化したい場合とでは、選定すべきシステムが変わります。どのような運用・管理をするのか検討した上で、必要な機能は何かを整理しておくことが必要です。
【ポイント２】
他のシステム・ツールと連携できるか
勤怠管理システムは他のシステム・ツールと連携することで、さらに業務効率化を図ることができます。すでに導入している給与計算ソフトや人事関連システムなどと連携できるかを、必要に応じて確認します。
【ポイント３】
従業員が使いやすいか
勤怠管理システムは全従業員が使うため、従業員にとっての利便性を確認することも重要なポイントです。
打刻の方法は簡便で確実か、申請に手間がかからないかなど、自社の状況に照らし合わせながら確認すると良いでしょう。デモ版が用意されている場合は、従業員に実際に試してもらうのも失敗を避けるコツです。
【ポイント４】
法令順守をサポートしてくれる機能があるか
残業時間が一定を超えるとアラートが出るか、有休休暇の取得状況を把握できるかなど、法令順守をサポートする機能の有無を確認します。また、労働関連の法令は頻繁に改正されるため、自動的に更新されるなどスムーズに対応できる勤怠管理システムが望ましいでしょう。
【ポイント５】
サポート体制があるか
導入前の疑問や導入後のトラブルに対応してくれるサポート体制があると安心です。中には導入説明会の実施など、手厚いサポートを提供する企業もあります。サポート内容については、無料・有料の範囲も確認しておくと良いでしょう。
【ポイント６】
費用感が合っているか
クラウド型は、従業員数に応じた月額制の料金体系が多く、中には、機能は制限されるものの無料プランを用意しているサービスもあります。ただし、システムによっては機器の設置などの設備費用やレンタル費用が別途発生することがあるため、注意が必要です。
オンプレミス型はシステム構築に比較的高額の費用が発生しますが、従業員数が多かったり、特殊な業態でカスタマイズが必要だったりする場合の選択肢になります。保守・メンテナンスや、のちに機能を追加する必要が生じた場合は自社で対応する必要があるため、その分のコストも視野に入れておくと良いでしょう。
従業員数は増減する可能性があります。長く使用するシステムとなるため、先々のことも踏まえ、予算に照らし合わせながら検討することが大切です。
【ポイント７】
セキュリティ対策が取られているか
セキュリティ面のチェックは欠かせない要素の一つです。とくにクラウド型はベンダー側がどのような対策を取っているかによってセキュリティの堅牢性が変わるため、しっかりと確認しておく必要があります。
オンプレミス型は、自社のセキュリティ基準に合わせて構築できる点がメリットです。
勤怠管理システムを提供する全国のソリューション企業一覧
- 株式会社ACCESS
- アマノ株式会社
- アマノビジネスソリューションズ株式会社
- IEYASU株式会社
- 株式会社ウェブサーブ
- 株式会社ASJ
- NTTコムウェア株式会社
- 株式会社エージェーピー
- エス・エー・エス株式会社
- 株式会社エスティワークス
- オーエムネットワーク株式会社
- 株式会社オービックビジネスコンサルタント
- 株式会社ガルフネット
- 株式会社キャムテック
- KYODOU株式会社
- 勤次郎株式会社
- 株式会社クロスヴィジョンインターナショナル
- 株式会社クロスキャット
- jinjer株式会社
- 株式会社スマレジ
- スミセイ情報システム株式会社
- 株式会社ソウルウェア
- ゾーホージャパン株式会社
- ソニービズネットワークス株式会社
- 株式会社ソリューション・アンド・テクノロジー
- 株式会社チームスピリット
- 中央システム株式会社
- 株式会社デジジャパン
- 株式会社Donuts
- 株式会社ニックス
- 株式会社ニッポンダイナミックシステムズ
- 株式会社ネオレックス
- 株式会社ノムラシステムコーポレーション
- 株式会社HataLuck and Person
- 株式会社日立システムズ
- 株式会社日立ソリューションズ
- 株式会社ヒューマンテクノロジーズ
- フリー株式会社
- 株式会社ブレインコンサルティングオフィス
- 株式会社マネーフォワード
- 三井E&Sシステム技研株式会社
- 三菱電機ITソリューションズ株式会社
- 株式会社ミナジン
- ユニテックシステム株式会社
- 株式会社ラクス
- rakumo株式会社
- 株式会社ラクロー
- 株式会社リクルート
- 株式会社ロココ
- 株式会社Works Human Intelligence
勤怠管理システムのサービスを比較して資料請求
以下の表で、おすすめの勤怠管理システムの「機能」「製品形態」「サポート体制」などを比較して一括で資料請求できます。
勤怠管理システムは健全な事業運営に必須のツール
法改正によって、客観的かつ正確な勤怠管理がより求められるようになりました。従業員の勤務状況を正確に把握することで過重労働を未然に防ぎ、従業員が本来のパフォーマンスを発揮できる土台を作ることが重要です。
勤怠管理システムは、健全な事業運営を実現するために必要なツールといえます。時代の変化に合わせて機能面も拡充されているため、自社の労務管理上の課題に合わせて検討することが求められます。
