労務管理システムの導入メリットと比較ポイント
『日本の人事部』おすすめの労務管理システム
労働時間や給与、福利厚生、安全衛生管理、労使関係の各種手続きなど、「人」に関わる業務全般を取り扱う労務管理。経営資源の一つである「人」が安定的にパフォーマンスを発揮できる環境を整えるという重要な役割を担っています。しかし、働き方改革が進み、テレワークや副業なども増えている現在、多様な働き方への対応や法改正への対応に追われるなど、労務担当者の負荷は増大傾向にあります。
そこで注目したいのが、労務管理の効率化に役立つ「労務管理システム」。導入により実現できることや期待されるメリット、比較検討時の選定ポイント、おすすめの労務管理システムを解説します。
労務管理システムの機能とは
～労務関連の多くの業務を自動化
労務管理システムでは、どのようなことが実現できるのでしょうか。
労務管理システムとは
労務管理システムとは、これまで紙ベースで行ってきた労務管理業務の多くを自動化できる仕組みです。
労務に関する業務は正確性とスピードが求められ、かつ法令に関する知識も保有する必要があります。しかし、労働時間の管理や給与計算、社会保険関連、年末調整、福利厚生、安全衛生管理、労使関係の管理など、労務に関する業務内容・知識は多岐にわたり、多くのリソースを割かれているのが現状です。
労務管理システムの導入により、これらの管理業務の多くをシステム上で効率的に行えるようになります。
労務管理システムで実現できること～代表的な機能例
労務管理システムで実現できることを、以下の表に整理しました。ただし、搭載されている機能はベンダー各社で異なるため、導入の際は注意が必要です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 従業員情報の管理 |
|
| 労働時間の管理 給与計算 |
|
| 入社・退職手続き／雇用契約書 |
|
| 年末調整の手続き |
|
| 帳票自動作成 |
|
| 電子申請 |
|
労務管理システムの導入によるメリット
労務管理システムを導入することで得られるメリットを、具体的に見ていきましょう。
従業員データの一元管理による効率化
労務管理システムでは業務に必要な従業員情報を一元管理できるため、煩雑になりがちな管理業務を効率化できます。たとえば、従業員の住所や扶養家族などが変わった場合、従業員自身がパソコンやスマートフォンなどから直接申請を行え、情報は自動更新されます。常に最新の情報を管理できるという利点もあります。
書類作成・提出を効率化
労務関連の書類作成では、マイナンバーを始め、従業員から情報を集めなくてはならないものが多数あります。従来の紙ベースでの管理の場合、用紙の配布・回収、不備のチェックなど多大な労力を費やしていました。
労務管理システムでは、従業員がシステムにアクセスして直接入力し、管理者がこれを承認するというワークフローが可能です。労務担当者はもちろん、従業員にとっても手間が軽減されるというメリットがあります。提供サービスによっては、提出状況の進捗管理を行える機能を備えたものもあり、労務担当者の負荷を大幅に軽減します。
電子申請との連携による効率化
電子申請とは、従来紙で行ってきた行政機関への申請・届出をインターネット上で完結できる仕組みです。一部の労務管理システムには、e-Gov（イーガブ）と連携してシステム上で電子申請までワンストップで行える機能が備わっています（電子申請に対応していない手続きもあります）。
書類を持参したり郵送したりといった手間が省け、仮に書類に不備があった場合にも、システムから修正できるというメリットがあります。
なお、行政の手続きコストを削減する目的で、2020年4月より特定の法人における健康保険・厚生年金保険、労働保険、雇用保険の一部手続きで電子申請が義務化されています。対象企業であれば、ここに対応できる点は大きなメリットといえるでしょう。
労務担当者の生産性向上
手作業で行っていた業務の多くを自動化できれば、労務担当者のリソースを有効に活用できるようになり、生産性の向上が期待されます。また、一部の労務管理システムでは、法改正に対応して自動アップデートするサービスも提供されています。これまで法改正のたびに対応に追われていた労務担当者の負担を大幅に軽減できます。
ヒューマンエラーの軽減
労務管理ではミスの許されない業務が多くを占めますが、すべての書類を確認するには相応のパワーがかかります。労務管理システムでは書類の不備や抜け漏れを簡便にチェックできるため、ミスの軽減に役立ちます。また、転記する際にミスが発生するというヒューマンエラーも、システムの導入により、防ぐことが可能です。
コンプライアンス対策
労務管理には労働基準法をはじめとするいくつもの法令が関わり、とくに現在は労働に関する規制が厳しくなっています。法令の遵守は企業として行うべき基本的なことですが、故意ではなくミスにより違反してしまう場合があります。
労務管理システムでは、法令に対応したワークフローで進めることができるため、専門知識がなくても、情報の抜け漏れといったミスを防ぐことが可能です。コンプライアンス対策に役立てられる点も、労務管理システムのメリットの一つです。
ペーパーレス化／テレワーク対応
従業員からの情報収集や申請、書類作成といった業務をシステム上で完結できるため、ペーパーレス化を推進することができます。とくにテレワークを導入する場合、ペーパーレス化は必須と言えます。場所を問わずに申請・承認ができる労務管理システムは、テレワークのスムーズな運用を助けてくれます。
労務管理システムを比較するときの選定ポイント
多彩な機能を持つ労務管理システムですが、現在は多種多様なものが提供されており、自社に適したシステムを選ぶのが難しいという声も聞こえます。選定する際は、どのような点に着目すべきなのでしょうか。
対応可能な業務・帳票の種類を確認する
労務管理システムによって対応可能な業務と帳票の種類にばらつきがあるため、自社が求める業務に対応しているか精査する必要があります。提供されている手続き・帳票の例は以下の通りです。
- マイナンバーの収集・管理
- 社会保険・雇用保険・労働保険に関する各種手続き・帳票
- 入社・退職時に必要な手続き・帳票
- 年末調整に必要な手続き・帳票
- 氏名・住所・扶養の変更
- Web給与明細の発行
- 雇用契約の手続き
また、健康保険組合の書類では、自社が加入している健保のフォーマットに対応しているかどうかを確認することも必要です。このほか、役所の手続きの手間を省きたい場合は、電子申請への対応をチェックしておくことをおすすめします。
他システムとの連携はできるか
勤怠管理や給与計算など、労務管理業務全てを一気にシステム化したい場合は、最初に選ぶサービスがとても重要です。そもそもシステム間の連携ができるのか、またどの勤怠管理システム、給与計算システムに連携できるのかという点は必ず確認しましょう。最初に導入したサービスによって、その後選べるサービスが限定されてきます。連携ができないサービスを選んだ場合、業務ごとに入力作業が発生するなど、手間になってしまうことがあるため注意が必要です。
料金体系は自社に合っているか
労務管理システムには、インターネット経由で接続して利用するクラウド型と、パッケージソフトをインストールするオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は初期費用を抑えた導入が可能で、システムのメンテナンスやアップデートはベンダー側が行うため、管理の手間を省けるというメリットがあります。料金体系は主に月額制で、利用人数（従業員数）によって変動するプランが多くなっています。また、使える機能ごとにプラン分けされている場合や、オプション機能追加によって料金が変わることもあります。
オンプレミス型は自社でシステムを構築する必要があるため、クラウド型と比較して初期費用が高額になります。ただし、ランニングコストを抑えられ、自社の状況に合わせたカスタマイズをしやすいというメリットがあります。
自社の状況や導入目的と照らし合わせて選ぶことが重要です。
その他のチェックポイント
このほかにも、チェックしておきたいポイントを以下に整理しました。
便利な付加機能
使い勝手の良い独自の機能が付加されているシステムもあるので、チェックしてみるとよいでしょう。たとえば、進行中の手続きのステータスやTODOを可視化できる進捗管理機能では、遅延や不備を防げるという利点があります。また、従業員情報の項目をカスタマイズできるサービスもあります。
セキュリティ対策
通信の暗号化などシステムのセキュリティのほか、権限設定、履歴管理などのセキュリティ対策があるかという点もチェックポイントです。自社のセキュリティポリシーに適合しているか確認しておきましょう。
サポートの充実度
システムのトラブルなどにより労務関連の業務が滞ると、大きなリスクになり得ます。ベンダーのサポート体制も事前に確認しておくとよいでしょう。
『日本の人事部』がおすすめする労務管理システム
「COMPANY（カンパニー）」雇用手続管理システム
●入社予定者からの情報収集を効率化／必要な情報は入社予定者が直接入力。書類作成も印刷も押印も郵送費もなくすことができます。提出忘れや提出ミスを防止する督促機能やエラーチェック機能も充実しています。
●大手法人向けに設計／会社・職種・店舗で異なるフォーマットや誓約書の数、書類の種類。複数拠点での承認フローと膨大な処理。大企業の大量で複雑な業務も、豊富な機能で自動化を可能にします。
●人事システムへの連携も自動化／COMPANY人事・給与をお使いのお客様なら、自動で内定者の雇用発令・個人情報を自動作成。 他のシステムを利用している場合も連携用データを簡単に出力できます。
| 費用 | - |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理 |
| 対応範囲 | グローバル拠点対応（多言語対応）法改正対応既存システムとの連携対応 |
| 機能 | 応募者管理通知機能自動連絡メール |
| 用途 | 新卒採用中途採用アルバイト・パート採用 |
オフィスステーション 労務
●プロも納得の119帳票対応／オフィスステーションは、人事労務に関わる119種類の帳票を作成できます。
●e-Gov電子申請API対応／手書き郵送と比べて大幅に業務工数を削減します。一括申請にも対応しています。
●自動データ入力／登録データから手続きに必要な情報を自動入力。
| 費用 | 従業員数／月額利用料（税抜） ～10人／900 円 ～20人／1,800 円 ～30人／3,000 円 ～50人／10,000 円 ～100人／20,000 円 ～200人／40,000 円 ～300人／60,000 円 301人～／お問い合わせください |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| サービス形態 | コンサルティング |
チムスピ勤怠・チムスピ工数・チムスピ経費
●バックオフィスの「統合」／チームスピリットは勤怠管理や工数管理など複数のバックオフィス業務をクラウドで統合し、間接業務とシステム運用にかかるトータルコストを大幅に削減します。
●バックオフィスの「自動化」／チームスピリットは収集したデータをリアルタイムに自動集計するので、例えば月末月初に発生する労働時間の計算など負荷のかかる作業からご担当者様を解放します。
●バックオフィスの「可視化」／チームスピリットは取得したデータを可視化するダッシュボードを標準搭載し、企業活動の中で重要な「従業員の生産性」「内部統制」の実行結果を手軽に見える化します。
| 費用 | 初期費用：15万円 月額費用：3万円〜（50ID〜、600円/ID） ※年間契約 ※税抜き |
|---|---|
| 導入社数 | 約1500社 ※2021年8月期実績 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理 |
| 対応範囲 | 法改正対応既存システムとの連携対応 |
| 機能 | 給与計算連携36協定支援申請承認シフト作成拠点別集計予実管理残業状況確認 |
クラウド人事労務ソフト「SmartHR」
●従業員情報の収集にハンコも紙も不要です／入社手続きや雇用契約もペーパーレスでカンタン。個人情報を従業員に直接入力してもらえるから担当者の負担も大幅減。内定や入社があったら「まずはSmartHR」。
●常に最新の社員名簿で従業員情報を一元管理／入社時に入力された従業員情報が集約。住所変更や扶養変更等の手続きを行う度に、自動で従業員情報が更新されます。常に最新で間違いのない社員名簿が出来上がります。
●さまざまな労務手続きや人事業務を効率化／年末調整などの労務手続きや、人事データの可視化と分析も簡単に。人事業務を便利にするオプション機能や連携サービスが豊富なので、自社にあった使い方ができます。
| 費用 | ご利用人数「30名まで」無料でご利用いただけます。他にも料金プランをご用意しています。詳細はお問い合わせください。 |
|---|---|
| 導入社数 | 約6万社 ※2023年11月期実績 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応 |
| 対応範囲 | グローバル拠点対応（多言語対応）法改正対応既存システムとの連携対応 |
「COMPANY（カンパニー）」給与計算システム
●大手企業の複雑な給与計算制度に標準対応／会社・事業・職種・社員区分などによって異なる給与計算のルール。 複雑な給与計算でもボタン一つで計算できるのは、多くの給与制度を吸収してきたCOMPANYの強み。
●多様な福利厚生制度に対応／生命保険・損害保険、持株会、貸付金、財形・貯蓄、寮・社宅などの福利厚生を一元管理。 元データの管理から給与計算、チェック処理までの煩雑な処理をシンプルに。
●行政への手続きを電子化／e-Gov APIに対応し、社会保険の各種届出のデータ提出から進捗管理、公文書ダウンロードまでをサポート。 e-taxやeLTaxにも対応しています。
| 費用 | ー |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS）パッケージソフト（オンプレミス） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理 |
| 対応範囲 | グローバル拠点対応（多言語対応）法改正対応既存システムとの連携対応 |
| 勤怠管理システム連携あり | 勤怠管理システム連携あり |
クラウド型HRオートメーションシステム「サイレコ」
●人事評価管理／人事人材情報を自動で収集することでルーチンワークの無駄を省略。効率的・効果的に「タレントマネジメント＝人材マネジメント」が行えるように設計されたシステム。
●web給与明細／外部の給与管理システムからのデータ取り込みができ、給与明細、源泉徴収票、社員台帳を帳票で表示・作成することができます
●組織図の可視化／ドラッグ&ドロップで異動や配置、組織の改変をシミュレーション。組織の改変を行うことで権限設定も自動で変更。シミュレーション結果に沿った人事KPIの算出も可能。
| 費用 | 220円～／１ユーザー ●モデル価格：従業員数200名の場合 初期導入費／40万円（初回のみ） 月額費用 ／（200名×220円）＋1,000円＝45,000円 ※従量課金分とは別途システムメンテナンス費用1,000円が加算されます 100名以下のシステム利用費は一律22,000円＋1,000円 100名超過は1名当たり220円/月で積算 初回契約24ヶ月以降は12ヶ月毎の自動更新 |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理 |
| 対応範囲 | グローバル拠点対応（多言語対応）既存システムとの連携対応 |
| 対応分野 | グループ経営管理 |
従業員の働き方改革を実現する「奉行クラウドEdge」
●従業員の定型業務時間が減る／従業員の申請や承認等の定型業務が、スマートフォンやパソコン等で自宅や外出先から誰でも簡単に行えます。慣れない業務もガイド付きで迷わず処理できます。
●バックオフィスの生産性を向上／従業員の申請データ連携できるため、基幹システムへの手作業での入力がなくなります。
●世界トップレベルのセキュリティで安心／世界トップレベルのセキュリティを誇るマイクロソフト社の「Microsoft Azure」で管理・運用し、お客様の大切なデータを守ります。
| 費用 | 例）・奉行Edge勤怠管理クラウド 年間利用料12万6千円/年～（税抜）※初期費用：11万円～（税抜） ※従業員数30名までの場合の年間利用料。31名以上の場合の年間利用料はお問い合せください。 ※初期費用は管理者のライセンス数によって変動します。初期費用にセットアップ料金は含まれておりません。 他にも多数のサービスがございますので、お気軽にお問い合わせください。 |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応 |
| 対応範囲 | 法改正対応既存システムとの連携対応 |
- 労務管理や給与計算のシステムは、こちらの記事でも紹介しています。
- 給与計算を効率化するシステム活用のヒント 活用範囲とコストを検討し、導入効果を最大化するサービス選び
- 業務効率化と労務管理リスク回避をかなえる おすすめ勤怠管理システムと選び方
その他の労務管理システム
労務管理システムは多様化する働き方への対応に欠かせないツール
紙ベースで行ってきた労務管理を自動化することにより、時間的・コスト的にも大幅な削減が見込める労務管理システム。多様化する働き方やペーパーレス化など、時代のニーズに合わせて機能・対応範囲がさらに広がっており、今後ますます利便性が期待されています。法改正による労働環境の変化に迅速に対応しなければならない現在、労務管理の効率化に欠かせないツールといえるでしょう。
