ワークフローシステムが必要となっている背景

テレワークの普及

近年急速に広まったテレワークは、ワークフローシステムのような遠隔からの作業を可能とする電子化の重要性を企業に認識させるきっかけとなりました。

オフィス以外の場で従業員が業務を遂行するテレワークは、紙でのやりとりが難しいという問題点があります。そのため、ペーパーレスで押印まで完了できるワークフローシステムは、テレワークを導入する企業にとって有効な手段のひとつといえるでしょう。

ワークフローシステムはスマートフォンからも活用できるため、場所や時間を問わない柔軟な働き方にも適しています。

生産性向上

ワークフローシステムの導入は、申請書の作成など、手続きに必要な時間を削減する効果もあります。承認までの時間を短縮するだけではなく、一連の業務が簡素化されるため、関連部署や担当者が他のコア業務に集中できます。またシステム化はフォーマットの標準化にもつながり、業務精度を向上させます。

内部統制の強化

ワークフローシステムは、申請から承認の一連の流れをシステムで可視化し、業務を透明化させます。そのため、業務規則の遵守を強化するとともに、不正が発生するリスクを減少させる効果が期待できます。

内部統制の強化は、企業にとって社会的な評価を左右する重要な項目です。汚職や不正、法令に反した行動は、社会から厳しい目が向けられると共に、投資家などさまざまなステークホルダーとの関係性にも影響を与えます。

ワークフローシステムは、社内に向けた違法行為のけん制だけではなく、監査にもスムーズに対応。申請履歴の管理やアクセス権限の設定など、システムを利用することで、より強固な内部統制管理が可能となります。

ワークフローシステム導入のメリット

業務を効率化できる

ワークフローシステムを活用することで、各工程がボタン一つで完了するなど、申請手続きをスピーディーに行えます。たとえば紙の作業であれば、内容を確認して押印したのち、次の決裁者に申請書を渡しにいくという工程が発生します。しかし、ワークフローシステムでは手持ちのデバイスで内容を確認して承認ボタンを押すだけで、次の決裁者に自動的に通知が送られます。それぞれの作業を簡素化することで、最終的に大きな業務効率化を達成できます。

記入内容を自動でチェックする機能を備えたシステムもあり、入力ミスによる差し戻しの手間や、従業員からの問い合わせ対応にかかる時間も削減できるケースもあります。

進捗管理が容易になる

ワークフローシステムでは、各申請の状況把握が可能です。リマインダーの機能を活用し、一定期間以上停滞している手続きには通知を送るなど、従来の申請方法でかかっていた工数を削減できます。さらに、すべての申請履歴が蓄積されるため、検索・分析を行うことで、経費削減などの社内改善につなげることもできます。

コスト削減につながる

ワークフローシステムを使えば、紙の印刷が不要です。これまで、パソコンで申請書を作成しても、押印のために紙を印刷するスタイルを採用していた企業もあるでしょう。ワークフローシステムを導入すれば、従来の紙や印刷にかかるコストを削減でき、申請書類の保管スペースの心配もなくなります。

柔軟な働き方を実現できる

遠隔地同士の業務を可能にするのも、システムの力です。決裁者が長期出張に出かけるような場合でも、ワークフローシステムがあれば承認が滞るのを防げます。これにより、承認されないから業務が進まないといった、業務フロー上のボトルネックが解消されるでしょう。
また、オフィス出社の必要性を減らすことで、柔軟な働き方を実現できます。

ワークフローシステム導入のデメリット

業務フローの見直しなど導入の手間が発生する

ワークフローシステムが、そのまま自社の現在の業務フローと合致するとは限りません。そのため、導入前に業務を見直す必要があります。エクセルや紙ベースで運用していた申請書のフォーマットが利用できるのか、システム化するにあたって決裁者の人数は適切であるのかなど、実際の流れを想定しながら検討します。社内異動などで決裁者の変更があった場合は、その都度システムの設定を変更する必要があります。

システムに慣れるのに時間がかかる

ワークフローシステムを導入しても、すべての従業員がすぐに使いこなせるとは限りません。ワークフローシステムの操作説明会を行うなど、従業員に伝える機会を設ける必要があります。また、長年別のやり方に慣れてきた従業員の中には、新たなシステムを使えるようになるまでに一定の時間を要する人もいます。人によって電子化への抵抗感も異なるでしょう。そうしたケースでは全体に説明するだけで終わらせるのではなく、導入後にも質問窓口を設けるなど、個々の従業員の課題に応じたサポートが必要です。

完全に電子化できない業務もある

ワークフローシステムを導入しても、電子化に対応できない書類がある可能性もあります。社内の方針として押印を省略することができない申請もあるでしょう。手続きごとに、ワークフローシステムによる対応が可能かどうかを社内で確認しておくと、導入にあたっての流れがスムーズに運びます。

ワークフローシステムの種類

クラウド型

クラウド型とは、オンライン上のサーバーで提供されるサービスやシステムを指す言葉です。クラウド型の最大の特徴は、インターネット環境さえあれば、オフィスや自宅、外出先など、どこからでも使用できる点にあります。

サービス提供側のサーバーを利用するため、導入にかかるコストと手間を減らせます。登録完了後も、操作さえ覚えてしまえばすぐに業務で活用でき、移行にかかる負担が少ない点が特徴です。また、サービス提供側がアップデートを行うため、常に最新バージョンを利用できます。

システム障害にサービス提供側が対応する観点でみれば、セキュリティーやサポート体制が充実した会社を選ぶことが重要です。コストを抑えてワークフローシステムを導入したい企業や、テレワークを前提としている企業に適しています。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社でサーバーやシステムを構築し、運用するスタイルのシステムをいいます。高いカスタマイズ性を誇るため、自社の業務フローに合わせやすい点や、社内でセキュリティー対策を施し、高い安全性を確保できる点が特徴です。

一方で、システムの構築など導入に時間がかかる分、初期費用は高くなります。システムによってはアップデートが有料になるため、法令と関連する申請手続きには注意が必要です。

すでに自社でIT部門を抱える企業や、独自の業務フローを用いている企業に適しています。

その他

ワークフローシステムではなく、別サービスの機能を活用してワークフローをシステム化することも可能です。近年、企業間の利用が広がっているSlackやGoogle Workspace（旧 G Suite）のようなサービスでは、いくつかの機能を活用し申請を電子化できます。

たとえば、コミュニケーションツールとして活用されているSlackでは、「ワークフロービルダー」という機能を活用し、出張申請などの電子化が可能です。ほかにも、Google Workspaceでは、アンケートなどに活用できるGoogleフォームと表計算ソフトのGoogleスプレッドシート、そして作業自動化機能を持つGoogle App Script（GAS）を組み合わせて、簡易ワークフローを作成できます。

ワークフローシステムの選び方のポイント

自社の課題、規模や予算に合ったシステムを選ぶ

知名度の高いシステムだからといって、必ずしも自社に適しているとは限りません。自社の課題に合った機能を備えていることが必要です。機能や使い勝手を確認するには、最低でも操作画面の動画を確認できるといいでしょう。可能であればデモを利用すると、使用イメージがより明確につかめます。

さらに、既存の業務フローで使用するツールがワークフローシステムに適応しているかどうかも検討段階で確認しておきましょう。従業員情報をシステムに取り込む場合は、既存の管理方法から一括で移せるかどうかが重要です。

また、自社の規模（従業員数など）や予算をもとに比較することが大切です。

他システムとの連携について確認する

ワークフローシステムは、給与計算ソフトや営業支援ツールなど、他の業務システムと連携させることで、さらなる効率化や生産性向上が期待できます。社内で別の業務システムを利用している場合は、連携の可否と、連携させることで得られるメリットについて確認するといいでしょう。

サポート体制を確認する

サービス提供側のサポート体制も、自社の担当部門の負担軽減のために確認しておきたいポイントです。初心者でもわかりやすい操作説明資料や、Q&Aが整っているサービスであれば、導入後の従業員フォローの負担が軽減します。

さらに、サポート対応の日時・時間も確認します。企業の勤務体制によっては、土日のサポート対応が必要になるケースもあるかもしれません。近年はメールや電話だけでなく、チャットで即時対応を行うサポートもあります。すぐに質問に答えてくれる体制なら安心して利用できます。

導入事例を参考にする

他社のワークフローシステム導入事例は、検討する際の参考になります。導入事例には、企業規模やシステムで解決したい課題が記載されているため、自社のパターンと比較しながら考えることができるからです。導入事例と同様、すでに使用している会社の声を聞いてみるのも参考になるでしょう。

また、ワークフローシステムは業界特化型や、経費精算といった業務特化型のサービスもあります。システム化したい手続きが具体的に決まっている場合は、検索する際のワードに加えることで、求める情報を得やすくなります。

ワークフローシステム導入の流れ

ステップ1　社内の現状把握・分析

まず、社内の課題を整理するために現状を把握します。会社全体でなんとなく「システムを導入したい」と思っていても、それぞれに考える「やりたいこと」がまとまっていない可能性があるからです。そのままの状態で検討を進めると、本来の目的とずれてしまうかもしれません。ワークフローシステムで何を解決したいのか、どうなれば理想の状態なのかを、関連部署やメンバーで話し合うことが重要です。

現状分析には、業務を担当する従業員への聞き取りのほか、部署横断の形でチームを編成して準備を進めることも有効です。

ステップ2　情報収集・検討

ワークフローシステムについて情報収集を行います。セミナーへの参加やデモの使用を通じて、自社の現状と課題に即したシステムかどうかを確認できます。Webサイトで初期費用や運用費用、機能を公開しているサービスでも、細かい仕様については担当者に相談してはじめてわかるケースもあります。気になるサービスがあれば、直接問い合わせるとより正確な情報が得られます。

ステップ3　試験的導入

ワークフローシステムに移行する申請が多岐にわたる場合や、関係する部署や従業員規模が大きい場合には、試験的導入を挟むことで、移行リスクを減らせます。試験的導入では、一部の部門や少人数のチームが先行して使用し、導入を進める上での課題を洗い出します。大規模な移行が通常業務に支障をきたすと予想される場合は、一つの申請手続きからシステム化をスタートするなど、段階的に導入することで混乱を防ぎます。

ステップ4　全社導入

試験的導入後、問題がないようであれば全社での導入を進めます。導入にあたっては、ワークフローシステムに切り替わる日時を事前にアナウンスするとともに、説明会の実施や資料の配布を行います。すでに在宅勤務を行っている企業では、出社している従業員と在宅の従業員との間に情報格差が生まれないよう、アナウンスする回数や場所、方法などを工夫する必要があります。

ワークフローシステムのトレンド

近年のワークフローシステムは、直感での操作性に優れ、自動化機能が豊富なサービスが数多く登場しています。システムやITといった専門的な知識がなくても導入を進められるものも多く、とくにメールアドレスとパスワードの設定だけで登録が完了するクラウド型は、小規模で一人の従業員の業務負担が高い職場でも、スムーズに導入することができます。

また、カスタマイズする際にノーコードで簡単に書式を変更できる特徴を持ったワークフローシステムも登場しています。ワークフローシステムは、どこでも使え、誰でも簡単に利用でき、必要なアクションはできる限り自動化されるなど、効率化・省力化を突き詰める方向へ進んでいます。

ワークフローシステムの課金形式

ワークフローシステムの課金形式には、いくつかのパターンがあります。最も多いのは、システムを使用するユーザー数によって費用が決まるパターン。1ユーザーあたり月額数百円などのケースが多くなっています。また、システム導入時に初期費用がかかるパターン、人数によって1ヵ月あたりの費用を固定するパターンなどもあります。

機能と人数に制限があるケースも多いのですが、無料トライアルができるシステムもあるので、有効に活用しましょう。

ワークフローシステムを提供する全国のソリューション企業一覧

• 株式会社アイアットOEC
• 株式会社イーネットソリューションズ
• インフォテック株式会社
• VeBuIn株式会社
• 株式会社エイジング
• 株式会社エイチシーエル・ジャパン
• 株式会社エイトレッド
• 株式会社NTTデータイントラマート
• 株式会社NVC
• 株式会社エムケイシステム
• 株式会社大塚商会
• 株式会社kickflow
• 株式会社キャムテック
• 株式会社コラボスタイル
• ServiceNow Japan合同会社
• サイボウズ株式会社
• 株式会社サテライトオフィス
• 株式会社システムエグゼ
• スミセイ情報システム株式会社（SLC）
• 住友電工情報システム株式会社
• 株式会社ソリューション・アンド・テクノロジー
• TDCソフト株式会社
• 株式会社電通総研
• 株式会社DONUTS
• 株式会社東計電算
• 株式会社ドリーム・アーツ
• 株式会社Knowlbo
• パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社
• 株式会社ビーブレイクシステムズ
• 株式会社日立システムズ
• 株式会社日立ソリューションズ西日本
• 富士電機株式会社
• freee株式会社
• 株式会社ミトリ
• rakumo株式会社
• リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
• 株式会社LayerX
• 株式会社ワークスアプリケーションズ
• 株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)

自社の課題に合わせてワークフローシステムを選ぶ

ワークフローシステムの導入の際は、システムで解決したい課題が明確であることが大切です。承認の遅延をなくしたいのか、担当部署の業務負荷を削減したいのか。関係する課題は一つとは限りません。現場の聞き取りを行うとともに、検討に時間をかけることで、自社に適したワークフローシステムを選択できるでしょう。