中途採用管理システム（ATS）の機能やトレンド・選び方
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中途採用管理システム（ATS）とは、求人情報や応募者の管理、選考管理、内定者フォローなど中途採用にまつわる情報や進捗状況を一元管理できるシステムです。中途採用管理システムでは蓄積されたデータを活用して採用力強化を図れるなど、業務効率化以外の効果にも期待が寄せられています。
中途採用管理システムの基本的な機能と導入メリットを整理した上で、種類や直近のトレンド、比較選定のポイント、おすすめのサービスを解説します。
中途採用管理システム（ATS）とは
中途採用管理システムとは、求人から内定までの採用業務を一元管理できるシステムのことです。「採用管理システム」は「ATS（Applicant Tracking System）」と略されることもあります。
複数の求人メディアと連携する機能をはじめ、応募者の履歴書管理、面接スケジュールの管理、選考データの管理、候補者とのコミュニケーション機能などを提供し、効率的な採用活動をサポートします。
採用管理システムには、「中途採用に強いタイプ」「新卒採用に強いタイプ」「新卒・中途採用の両方に対応するタイプ」「パート・アルバイト採用に強いタイプ」があります。新卒と中途採用、パート・アルバイト採用では、求める人材要件やアプローチ方法が異なるためです。
たとえば中途採用では、求人メディアを活用したり人材紹介会社を利用したりするケースが多くなります。そのため、これらとの連携機能が強化されているなど、新卒向けシステムとは機能面の特徴が異なっています。
基本的な機能
提供されている機能詳細は各社で異なりますが、ここでは中途採用管理システムの基本的な機能を採用活動のフェーズごとに見ていきます。
募集時
中途採用管理システムには多くの求人メディアと連携しているものが多く、一括で求人広告を掲載できるほか、応募者情報の連携や効果測定といった機能も備えています。また、人材紹介会社と連携できるシステムもあります。
さまざまなルートから人材を集める中途採用では応募者情報の管理に手間がかかりがちですが、中途採用管理システムを利用すれば、応募者の履歴書や選考評価などを一元管理できます。紙ベースでの管理と比べて、安全に運用できるという利点もあります。
選考時
カレンダーツールやメール・チャットなどと連携し、システム内で面接スケジュールの調整・管理ができるため、抜け漏れや重複を避けられます。また、候補者の評価や申し送り事項などを一元管理できるため、社内に多くの面接官がいる場合や部署間での連携が必要な場合も、スムーズに情報を共有できます。
内定～入社時
内定通知や内定後のフォローに役立つ機能を備えています。例を挙げると、LINEとの連携によるスムーズなやり取りや、内定者と社員のコミュニケーションを促進する機能など。一部のシステムには、人事・労務関連の外部システムと連携し、入社後の手続きを円滑に行うことができるものもあります。
進捗管理
複数チャネルからの応募状況を管理できるほか、採用活動の進捗を一元管理できます。中途採用ではさまざまなタスクが発生しますが、可視化されることで抜け漏れやミスのない運用を実現できます。
分析・レポート
採用チャネル別の効果や応募者の傾向、選考状況など、さまざまな角度から分析できる機能を備えており、自社にマッチする人材の募集・選定や採用力強化に役立てることができます。
中途採用管理システムが必要とされる背景
即戦力人材を獲得できる中途採用へのニーズが高まる一方で、採用手法の多様化や競争激化による採用担当者の負荷やコスト増が課題となっている企業は少なくありません。近年では情報管理におけるセキュリティーにも関心が注がれているため、個人情報を扱う採用業務では運用上の安全性を強く意識する必要もあります。
中途採用管理システムは、管理業務の効率化・コストの最適化・セキュリティー強化を可能とするシステムであり、自社の限られたリソースを有効活用するためのツールとして必要性が高まっています。同時に、戦略的な採用活動を展開するうえでデータ活用が必須となりつつある昨今、データの蓄積・分析を可能にするシステムとしても期待が集まっています。
中途採用管理システムを導入するメリット
中途採用管理システムの導入により、どのようなメリット・効果を得られるのか、以下に整理しました。
一元管理による採用業務の効率化
採用担当者はオペレーション業務に追われており、本来時間を割くべき業務に注力できていないケースが少なくありません。中途採用管理システムではさまざまな情報を一元管理できるため、たとえば、これまで転記で対応していた業務を大幅に効率化できます。これにより、空いたリソースをコア業務にあてることができます。
自動化による工数・コスト削減
複数の求人メディアへの掲載を少ない工数でできるようになるほか、データの同期、オペレーション業務の自動化など、採用担当者の工数が大幅に削減されます。また、採用活動の内容が可視化されることで、無駄な業務は省くといった判断が容易になります。結果として、人件費の削減やコストの最適化につながります。
選考スピードと質の向上
中途採用で激しい競争が続く中、求人メディアや人材紹介会社、リファラル、ダイレクトリクルーティングなど、多様な手段を用いながら優秀人材の獲得を目指す企業が多くなっています。
中途採用管理システムにより採用業務の効率化が進めば、新たな手法への挑戦や、採用活動の質の向上に時間を割けるようになります。するとスピーディーな選考が可能になり、採用目標の達成につながっていきます。
担当者間でのスムーズな情報共有
中途採用管理システムを活用すれば、リアルタイムで情報を共有できます。担当者間での伝達の手間やミスがなくなり、円滑な運用も可能です。また、知識や情報の共有が進むことで、選考・評価の属人化を解消できる効果も期待でき、選考の質が向上します。
中途採用管理システムの種類とトレンド
中途採用管理システムの種類と直近のトレンドを解説します。
機能・特徴から見た中途採用管理システムの種類
中途採用管理システムは大きく次の二つに分類できます。
中途採用に特化した機能を備える
中途採用の戦略やプロセスを考慮した機能が強化されているシステムです。たとえば、複数の求人メディアや人材紹介会社との連携機能が代表的です。資格や経験年数などで応募者をスクリーニングできる機能を備えているものもあります。
新卒・中途採用の両方に対応
新卒・中途採用のどちらにも対応する機能を備えているシステムです。採用サイトの作成から応募者管理・選考管理まで、幅広くカバーしていることが特徴です。なかには、アルバイト・パートの採用まで対応するものもあります。さまざまな雇用形態で採用活動を展開している場合の選択肢となります。
直近のトレンド
中途採用管理システムの直近トレンドを見ると、LINEやSNS、チャットとの連携が進み、候補者との積極的なコミュニケーションを可能にしているシステムが目立ちます。Web面接ツールや人事労務システムなど外部ツールとの連携によって、シームレスな運用を実現しているものも増えています。
社内外の紹介・推薦によるリファラル採用は、昨今の中途採用で多く用いられている手法です。リファラル採用に強いシステムでは、効率的に運用するための機能が提供されています。たとえば、社員への求人情報の共有を自動化したり、SNSを活用して気軽に紹介したり、社員の協力状況を可視化したりする機能があります。
また、昨今はデータ活用の重要性が増していることから、分析・レポート機能の充実化が進んでいるのも特徴的です。多角的な分析により、効果的な施策やマッチング力の高い人材獲得が可能になります。
中途採用管理システムの選び方・比較のポイント
中途採用管理システムを選ぶ際はどのような点に着目すべきなのか、そのポイントを見ていきます。
自社の課題を解決できる機能を備えているか
採用業務は多岐にわたるため、中途採用管理システムでは多様な機能が提供されています。選定に失敗しないためには、まず自社の課題を整理し、システムによって何を実現したいのかを明確にしなければなりません。
効率化したい業務は何か、一元管理したい情報の範囲はどこまでか、どういったデータを分析したいのか。三つの観点で整理すると、絞り込みやすくなります。
各種求人メディアや外部ツールとの連携が可能か
中途採用管理システムは外部ツールと連携することで、より効率化を図りやすくなります。自社で利用しているツールや導入予定のツールと連携できるかどうかは、確認しておきたいポイントです。
また、中途採用では求人メディアや人材紹介会社を利用しているケースが多くなります。自社が使っているものと連携が可能かどうか、必ず確認しなければなりません。
操作性は自社のレベルに合っているか
中途採用管理システムのほとんどはUI（ユーザーインターフェース）に優れており、容易に操作できるものが多くなっています。ただし、担当者によって使い勝手はさまざまなので、自社にとっての使いやすさを事前にチェックしておくことが重要です。トライアルやデモ版を利用して、実際の使用感を確認しておくとよいでしょう。
セキュリティー対策がとられているか
応募者の個人情報を取り扱う採用業務では、セキュリティー対策の確認は必須です。不正ログインの防止や管理者権限、暗号化通信といったシステム上の対策のほか、提供会社のセキュリティポリシーや取得している規格も事前に確認しておきます。
自社が求めるサポート体制があるか
サポート体制や範囲は各社で異なるため、自社が必要とするサポートが受けられるかどうかをチェックしておくことが大切です。なかには、採用広告制作のサポートや作業代行、コンサルティングを行ってくれるところもあります。
サポート内容によっては有料となるため、費用の有無や金額も確認しておく必要があります。
中途採用管理システムを提供する全国のソリューション企業一覧
おすすめの中途採用管理システム
全国のソリューション企業の中から、おすすめの企業を紹介します。
HRクラウド株式会社の「採用一括かんりくん」は、人材紹介サービスのRootsが作り上げた現場志向の採用管理システムです。新卒採用管理システムの使いやすさはそのままに、中途採用に最適な機能、インターフェースを整えているため、新卒・中途採用の一元管理がスムーズに行えます。
Thinkings株式会社の「sonar ATS」は、新卒・中途採用のあらゆる採用ニーズに対応するシステムです。採用を「フロー図」で管理し、採用状況をリアルタイムに把握したり、メール、LINEを使って応募者連絡を自動化したりすることができます。さらに、運用開始まで専任担当者がサポートする体制になっています。
株式会社ステラスの「ジョブスイート キャリア」は、中途採用業務のプロセスに沿った管理システムです。2008年よりサービスを開始。有償アカウントによる導入実績1,000社以上、継続率95％以上を誇っています。初期設定や操作が簡単で、「いますべきこと」が把握しやすい設計になっています。
パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社の「HITO-Link リクルーティング」は新卒・中途採用の両方に利用できるシステムです。応募情報を一元管理し、面接から承諾までを一括管理することが可能です。またグループウエアや労務ソフトなど、さまざまなシステムとの連携機能など、多彩な機能を搭載しています。
株式会社ビズリーチの「HRMOS採用」は、新卒・中途採用の両方に対応したシステムです。採用管理に必要な機能だけでなく、オンライン採用に便利な機能も標準搭載。導入から運用、社内浸透まで、カスタマーサクセスが専任体制で導入企業を個別サポートします。採用のナレッジを共有するコミュニティーも提供しています。
株式会社ヒューマネージの「i-web キャリア採用モデル」は、新卒採用管理システム「i-web」と同じ機能性・操作性で、煩雑になりがちな中途採用業務の負荷を軽減します。ヒューマネージが提供する中途採用向け各種適性検査と連動し、要件に合致した人材を的確かつスピーディーに見極めることができます。
多様なアプローチが求められる中途採用を成功に導く
中途採用市場では、多様なアプローチとスピーディーな対応が優秀人材の獲得を実現します。本来注力すべき業務に集中するためには、中途採用管理システムの活用が欠かせないものとなりつつあります。
中途採用管理システムは効率的な採用活動を助けるだけでなく、データ活用による施策の有効性の向上、マッチング力の強化など、採用力を高めるためのツールとして進化しています。採用課題の解決のために、ぜひ導入を検討してみてください。
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