「新卒採用向け採用管理システム」導入のポイントと
おすすめのサービス
~競争力を持った採用活動の実現に向けて~

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「新卒採用向け採用管理システム」導入のポイント

業務効率化を図るとともに選考スピードをあげ、採用活動の質を向上させる「採用管理システム」。候補者管理や進捗管理に加え、求人メディアやSNSとの連携、分析レポートの作成などサービスの多様化も進んでいます。しかし、自社に適したものを選択しなければその効果を十分に得られません。

そこで『日本の人事部』では、採用管理システムを導入する際に押さえておくべきポイントをまとめました。導入するメリット・デメリットを確認するとともに、選び方のヒントを解説します。

業務効率化にとどまらない「採用管理システム」が果たす役割とは

採用管理システムは、募集・選考・内定・入社までの採用プロセスを一元管理するシステムで、略称として「ATS(Applicant Tracking System)」と呼ばれています。各プロセスにおける情報を一元管理することで、効率的な採用活動の実現を目指すものです。

しかし、採用管理システムが果たす役割は業務効率化だけにとどまりません。たとえば、人材評価の可視化・共有スピードが上がれば、有望な人材に迅速にアプローチすることが可能になります。Excelの進捗管理ではまかなえない、攻めの採用管理を実現するシステムといえるでしょう。

採用管理システムには、新卒採用向け・中途採用向け、アルバイト・パート向けなど、用途に応じたさまざまなものがあります。

「新卒向け採用管理システム」導入で失敗しないために
~比較・検討時に押さえておくべきポイント~

採用管理システムを導入する前に、自社にどのようなメリット・デメリットがあるのかを見直しておく必要があります。さまざまな特長を備えた採用管理システムが多数提供されているため、比較・検討時に見るべきポイントを知っておくことも重要です。

ここでは、新卒採用向けに採用管理システムの導入を検討している企業に向けて、機能や種類を始め、押さえておくべきポイントを整理してご紹介します。

採用管理システムを導入するメリット・デメリット

採用管理システムを導入するメリット・デメリットには次のものが挙げられます。

▼ メリット

・採用業務の効率化
情報の一元管理が可能になることで、業務効率が高まります。そのため、注力すべき採用業務により多くのリソースをあてることができます。

・選考スピードが向上
売り手市場が続く現在は、選考スピードが人材獲得の成否に大きな影響を与えます。採用管理システムの導入により、優秀な人材を逃さないよう迅速に選考を進めることが可能になります。

・採用のミスマッチを軽減
応募者に関する情報を一元管理できるため、データから人材の傾向をつかむことが可能です。たとえば、内定辞退する応募者の傾向、施策の有効性などを客観的に整理することができます。これまで属人化していた知識や情報の可視化・共有が進むため、採用におけるミスマッチの軽減が期待できます。

・人為的ミスを削減
情報をシステムで一元管理するため、業務の抜けもれ防止に役立ちます。応募者へのメールの送り忘れや遅延がなくなるなど、人為的なミスを削減することができます。

▼デメリット

・導入難度が高い
採用管理システムを導入する際は、自社の採用フローと照らし合わせて必要な機能要件を整理する必要があります。また、権限の調整や社内システムとの連携など、管理体制全般の見直しが必要になる場合もあります。

・コストがかかる
自社独自に開発・カスタマイズする場合は、導入コストが高くなります。パッケージ化されたサービスを利用する場合は定額料金がかかります。

上記の通り、採用管理システムには多くのメリットがありますが、導入が不向きなケースもあります。例年採用人数が少ない、中途採用がメインで採用活動は不定期で行っているなど、アナログな対応で十分な場合は、コストや手間のデメリットのほうが大きくなる可能性があります。

戦略的な採用活動を支援する「新卒向け採用管理システム」の主な機能

導入にあたって重要になるのが、自社の採用フローを効率化できる機能があるか、戦略的な採用活動を支援してくれるか、という点です。現在提供されている採用管理システムにはどのような機能があるのか、主なものをご紹介します。

【新卒向け採用管理システムの主な機能】
主な機能 特徴
応募者管理 応募者の個人情報を管理するもので、採用管理システムのメインとなる機能です。応募者が多い場合にも検索機能を使って効率的に管理できます。
進捗管理 採用の進捗を可視化して共有します。採用管理システムで多く活用されている機能で、リアルタイムで状況を把握・共有できます。
求人情報の編集・管理 自社の求人情報を編集して公開できる機能です。レイアウトの自由度が高いものもあり、自社の魅力を伝える工夫ができるようになっています。
他の求人メディア・SNSとの連携 他の求人メディアやSNSと連携することで、効率的な採用活動を支援する機能です。採用機会を逃さずアプローチしていくことが可能になります。
面接日程の調整 面接日程を自動的に調整する機能です。グーグルカレンダーや社内システムとの連携も可能で、面接官が複数いる場合などに便利です。
候補者とのコミュニケーション 候補者とメールのやりとりができる機能です。一斉メール、個別メールに対応しています。社内メールと分けておくことで、見落としや返信遅れなどを防ぐことができます。また、担当者が変わった場合も速やかに対応できます。
分析・レポート 応募者の傾向や選考状況などの分析をする機能です。採用課題を客観的に把握できるため、効果的な採用活動につなげやすくなります。

「新卒採用向け採用管理システム」を比較・検討する際の四つのポイント

サービスを比較・検討する際は、費用・機能・操作性・拡張性の四つの観点から、自社に適したものを選ぶと失敗がありません。一つずつ見ていきましょう。

1.費用

採用管理システムには、外部サーバーをネットワーク経由で利用するクラウド型と、ソフトウェアをインストールして自社で管理するオンプレミス型があります。オンプレミス型は自社独自にカスタマイズできるなど自由度が高い反面、導入コストがかかります。

クラウド型のサービスは、初期費用がゼロもしくはほとんどかかりません。ただし、機能が多い場合や、高度なサービスになるほど利用料が高くなる傾向があります。自社に必要な機能を洗い出し、費用対効果を勘案したうえで選択することが重要です。

2.機能

自社の採用フローや採用課題に合わせて、どの機能に重点を置くかを決める必要があります。たとえば、採用のアンマッチや内定辞退を防ぐ施策を強化したい場合には、分析機能を持つサービスがおすすめです。母集団形成を強化したい場合には、外部との連携機能があるサービスが有効です。

採用管理システムはサービスによってそれぞれ強みや特長が異なるため、まずは自社に必要な機能を見定めてから選択することがポイントです。

3.操作性

多数の機能がついていても、操作が難しい、あるいは作業工程が多く時間がかかるという状態では、業務効率化を図ることはできません。誰もが簡単に手軽に操作できるか、使い勝手の良さをチェックすることも重要です。

4.拡張性

システム導入後に、他の機能を追加したり、社内システムとの連携が必要になったりすることも考えられます。柔軟に対応できる拡張性を持っているサービスかどうかも、導入前に見ておくポイントです。

『日本の人事部』がおススメする「新卒採用向け採用管理システム」

HRクラウド株式会社の「採用一括かんりくん」では、採用職種別の採用フローや拠点ごとの面接官の評価をはじめ採用に関するあらゆる情報を簡単に一括管理できます。さらにLINEとの連携機能も搭載。学生一人ひとりとのコミュニケーションを活性化することができます。

採用一括かんりくん

Thinkings株式会社の「SONAR ATS」は、800社以上が導入している、最先端の採用管理システムです。自社の選考状況が、グラフやフロー図により一目で確認でき、あらかじめ決めておいたルールに沿って、連絡メールなども自動で実行します。

採用管理システムsonar ATS

株式会社ステラスの「ジョブスイート フレッシャーズ」は、新卒採用ならではの「選考管理のポイント」を押さえた機能一式を、月額制でリーズナブルに提供しています。インターン・説明会・本選考までを一元管理することで、新卒採用で最も大きなポイントの一つである「つながり」が強化できます。

新卒採用管理システム「ジョブスイート フレッシャーズ」

株式会社ヒューマネージの「i-web 新卒採用モデル」は大手就職情報サイト(リクナビ、キャリタス就活/CFN )と連携。リアルタイム連動に加え、リクナビ基本情報でマイページ会員登録可能など高い利便性が特徴です。採用業務で必要とされるほぼすべての機能を網羅しており、導入サポートも充実しています。

新卒採用向け採用管理システム『i-web 新卒採用モデル』

株式会社MyReferの「MyRefer Campus」は、内定者が友人や後輩を紹介する「リファラル採用」を活性化させるツールです。「ソーシャルギフト機能」や「ポイント機能」など、内定者が楽しく紹介活動ができる仕掛けを搭載。内定者が自社を深く理解し、後輩に対して自社の魅力を語る機会を創出しています。

MyRefer Campus

採用活動の「業務効率化」から「競争力向上」へ

新卒採用マーケットでは、複数の内定を持って就職活動を続ける学生は珍しくありません。採用の成否を握るポイントは、選考スピードと候補者とのコミュニケーションに重点が移りつつあります。

採用業務は多岐にわたるため、人事のリソース不足が課題に挙げられがちです。しかし、業務の効率化を図るだけでは、競争力を持った採用活動ができるとは限りません。属人化している業務を見直し、候補者と適切なタイミングで質の高いコミュニケーションをとることが重要です。

採用管理システムは、こうした採用活動の質を高めるための施策として、大企業だけでなく中小企業でも導入が進んでいます。採用戦略を推し進める手段として、検討してみてはいかがでしょうか。


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