人材紹介会社のヘイズ・スペシャリスト・リクルートメント・ジャパン株式会社(本社：東京都港区、代表取締役：クリスティーン・ライト、以下ヘイズ・ジャパン)は、200社を超える企業で働くパーソナル・アシスタント(以下、PA)、秘書の中から、世界各地でサービス・アパートメントを展開するオークウッド・アジア・パシフィック社(以下、オークウッド)日本代表マーティン・フラック氏の秘書を、最も優れた秘書として選出し、ヘイズの13の専門分野の一つである「オフィス・プロフェッショナル」が選ぶ「2011年ベスト・PA&秘書賞」を授与したことを発表しました。フラック氏の秘書は上司に忠実であることおよび外国語のスキルや同時に多数の仕事を行うことが出来るスキルが高く評価され、今回選定されました。

フラック氏は、今回受賞した秘書の高い技能と資質は重役秘書の模範であると述べています。同氏はまた、「彼女はとてもよく働き、忠実で、機密事項も信頼して任せることができます。また信頼のおける秘書であり、ビジネスだけでなくプライベートな案件まで処理することができるうえ、マルチリンガルです。またお客様、同僚、本社からも大変好かれており、素晴らしい人材としかいえません」と高く評価しています。

またヘイズの「オフィス・プロフェッショナル」では本賞の選考にあたり、日系および外資系企業200社のCEOをはじめとする企業幹部および人事担当者を対象にPAおよび秘書の実態に関する調査を行いました。本調査によると、およそ半数のPAや秘書が上司のためにビジネス文書の初稿を行っており、顧客との関係構築や維持においても重要な役割を果たし、外国語のサポートも行っていることがわかりました。

ヘイズ・ジャパン代表取締役のクリスティーン・ライトは次のように述べています。「PAや秘書として成功するにはソフトスキルも重要です。特にコミュニケーション能力は、顧客との関係構築と維持、電話対応、Eメールなどにおいて必要とされています。本調査によれば、PA、秘書の4人に1人は上司に代わって上司の名前でEメールを送り、半数は上司のために文書の初稿を行うことがわかりました。また上司の社外会議のアレンジ、出張の際の飛行機や宿泊の予約などには計画性や管理能力も求められます。さらに本調査ではPAの求人のうち5件に2件はマルチリンガルなPAを求めています。これは国内平均より高い数値です。ヘイズではPA、秘書としてのキャリア構築を検討している求職者には英語以外の言語を習得することをお勧めします」。

また本調査でわかったPAおよび秘書の役割や実態は次のとおりです(回答者の割合％)。

■ 上司のEメールを管理し、時には上司の名前で代わりに返信をする (24％)
■ 上司の代わりに文書の初稿を行う (49％)
■ 外部業者やベンダーの選定に関与する (25％)
■ 上司の友達や家族への贈り物やカードの選定、送付等プライベートでの人間関係のサポートを行う (24％)
■ 顧客への贈り物やカードの選定、送付等クライアントとの円滑な関係構築の為のサポートを行う (51％)
■ スポーツジムでのトレーニング、健康診断、歯科検診の手配等健康管理のサポートを行う (19％)
■ 通訳、翻訳など外国語のサポートを行う (37％)
■ マルチリンガルである (38％)
■ 社外会議の場所の設定を行う (55％)
■ 出張時の航空券の手配をする (62％)
■ 出張時の宿泊先の選定、手配をする (59％)

◆本リリースの詳細は、こちらをご覧ください。

（ヘイズ・スペシャリスト・リクルートメント・ジャパン株式会社　http://www.hays.co.jp/ ／11月4日発表・同社プレスリリースより転載）