「タレントマネジメントシステム」の定義

タレントマネジメントシステムとは、企業が従業員データを基に戦略的に人材配置・育成を行うタレントマネジメントの効果を最大化させるシステムのことです。従業員のスキルや経験、志向といった人材情報を一元管理するデータベースに加え、データの収集や活用を効率的に行うことができる機能が備わっています。

せっかく従業員のデータを集めても、適切に運用しなければ十分な効果は発揮できません。システムの導入によって人材データベースの一元管理と可視化・分析が容易になり、最適な人材配置や育成などがスムーズに行えるようになるのです。

サービスや提供企業によっても異なりますが、タレントマネジメントシステムには下記の機能が搭載されていることが多くなっています。機能ごとに顧客に提供している場合もあれば、最初から全ての機能を顧客に提供している場合もあります。

• 従業員情報（人材データベース）
• 組織情報管理・組織図ツリー
• 配置シミュレーション
• 人材育成管理（学習履歴・スキルの管理）
• 人事評価
• アンケート
• 組織分析・レポート
• その他

「労務管理システム」との違い

労務管理とは、勤怠管理、給与計算、社会保険・雇用保険手続き、福利厚生、安全衛生管理など、従業員の労働時間や賃金、福利厚生に関する事項を管理することです。それらの業務を行うためのシステムが「労務管理システム」です。

勤怠管理や給与計算は他業務に先行してシステム化が進んでいたので、それぞれ「勤怠管理システム」「給与計算システム」として、早くから分野・領域が確立していました。そのため「労務管理システム」という言葉を使用する場合、勤怠管理や給与計算以外の労務管理業務でシステム対応しているものを指すことが多くなっています。

「人材マネジメントシステム」との違い

「人材マネジメントシステム」という名称で打ち出している企業もあります。「人材マネジメントシステム」の場合は、経営戦略、事業戦略を人材面から実現するという思想で設計されているものが多く、その中に「タレントマネジメント」「労務管理」の機能が存在する、というケースが多くなっています。

「タレントマネジメントシステム」と「労務管理システム」と「人材マネジメントシステム」の関係性を図式化したものが以下です。

タレントマネジメントシステムの提供形態

システムの提供形態には大きく分けて2種類があります。

オンプレミス型

導入企業が自社でサーバーを用意し、システムを構築するタイプです。導入企業の要件に合わせてカスタマイズできるほか、セキュリティーの強度を担保できます。ただし、サーバーに製品を導入（納品）するため、高額な費用がかかることが多いです。保守費用が掛かるほか、運用のために専門的な知識を持つ人員も必要です。

クラウド（SaaS）型

タレントマネジメントシステム提供企業が用意したオンライン上のシステムやサービスを、インターネットを経由して利用するタイプです。サブスクリプションのビジネスモデルとなっており、初期導入費用と1ユーザーあたりの費用×利用人数の月額課金、契約期間は最低12ヵ月以上のケースが多くなっています。システムを一から構築する必要がないため、簡単に導入でき、初期費用を抑えることもできます。導入企業が自社で運用や保守、メンテナンスを行う必要はありません。ただし、カスタマイズできる範囲が限られており、対象となる従業員数が多いほど費用は高くなります。現在のタレントマネジメントシステムでは、クラウド（SaaS）型が主流となっています。

タレントマネジメントシステムのメリット・デメリット

タレントマネジメントシステムは有効なツールである一方、課題をすべて解決できる魔法の杖ではありません。顧客企業に導入してもらう際は、メリット・デメリットを正しく認識してもらうことが重要です。ここでは、デメリットに対する対策も交えて紹介します。

メリット

人材情報の可視化

入退社情報をアップデートすることで、自社内の従業員情報を可視化できます。入社時期、新卒入社、中途入社などといった検索も可能です。ただし、従業員情報はセンシティブな情報であるため、場合によってはアクセス権限を設定し、特定の情報は一部の人のみ見られる状態にしておくことも必要です。

経営の意思決定支援（幹部候補や管理職候補の選抜・抜てき）

経営者が管理職候補や幹部候補を選抜するにあたり、意思決定のために必要な情報を抽出することができます。

最適な人材配置

従業員の能力や志向を把握し、適材適所に人材を配置することでパフォーマンスの最大化が期待できます。

公正な評価の実現

客観的なデータに基づく評価を行うことができます。

従業員のエンゲージメント、モチベーションの向上

従業員の志向に合ったキャリア支援や公正な評価により、リテンションにつながります。

計画的な人材の採用、育成

自社の課題と従業員のスキルや経験を照らし合わせ、最適な計画を立てることができます。離職者の傾向を分析することも可能です。1on1や面談などでの会話の内容をメモとして残すことができる機能もあります。

業務効率化

紙やエクセルで情報を収集する必要がなくなります。また、採用や目標管理、人事評価といったさまざまな業務を一元的に管理することで、各施策を連携させながら効率的に運用することができます。

デメリット

社内に周知する労力

人事評価制度の変更や個人情報の収集に懸念を示す従業員がいる場合もあります。強引に進めてしまえば、従業員のモチベーションを下げてしまうかもしれません。

対策：社内でセミナーや他社事例・活用方法を伝える勉強会を開くとよいでしょう。従業員に対して「メリットがある」と納得できるメッセージを伝えることが重要です。

導入、運用の工数・費用がかかる

豊富な機能や管理の対象となる従業員の対象を増やすほど、導入時の費用や工数がかかります。

対策：自社でシステムを構築するオンプレミス型ではなく、インターネット上でサービスを利用するクラウド型を選べば、目先の費用は抑えられます。導入企業がタレントマネジメントを通じて実現したいことを把握したうえで、場合によっては課題や予算に合わせて優先順位を付け、管理の対象となる従業員や機能を絞る必要が出てくるかもしれません。

機能を使いこなせない可能性がある

目的が不明確なまま導入しても、活用イメージがわかず、成果にはつながりません。人事部門がITに疎かったり、必要以上に多機能なタイプを選んでいたりする場合も、活用できないケースが生じます。

対策：まずは目的を明確化する必要があります。導入企業が機能や使用方法に疑問を持っている場合には、丁寧な説明も求められます。疑問の背景を捉えることで、本質的な悩みが見えてくるかもしれません。

タレントマネジメントシステムの導入対象企業

タレントマネジメントシステムは、従業員数が多く管理が複雑な大企業において必要だと認識されがちです。しかし、優秀な人材の確保が重要となる中小企業やベンチャー、スタートアップにとっても有効です。人材の採用や育成にリソースを割けないからこそ、効率的に人材をマネジメントする必要があるからです。

タレントマネジメントシステムには、大企業やグローバル企業向けのものもあれば、中小企業に適しているものもあります。大企業は複雑な組織体制に対応できるシステム、中小企業は工数をできる限り削減したシンプルなシステムの使い勝手が一般的には良いでしょう。

タレントマネジメントシステムはどのように選ばれるか

タレントマネジメントシステムは、多種多様な製品が提供されています。顧客企業はどのようなポイントに着目し、システムを選ぶのでしょうか。

機能：導入目的に合っているか

タレントマネジメントシステムには、シンプルな機能のものもあれば、多機能なものもあります。多機能なものを選べばよいのではなく、自社が解決したい課題と機能をすり合わせる必要があります。また、企業の規模によって適したシステムも異なります。海外拠点でも利用する場合、多言語に対応しているかどうかもポイントです。

柔軟性：変化に適応できるか、既存システムと連携できるか

システム導入後も、組織や外部環境は変化していきます。項目の変更・追加など仕様変更の柔軟性があるか、カスタマイズできるかなども確かめておく必要があります。自社ですでに使用している他の人事システムやツールと連携が可能なシステムであれば、利便性はさらに高まります。

動作：レスポンスなどの動作がスムーズか、操作は快適か

検索や集計、分析をしたときの動作のスムーズさや操作性も大切です。起動しても動作が重く、データの抽出に時間が掛かってしまうと、システムを導入する意味が薄れてしまいます。人事部門だけでなく、現場の管理職や従業員も使用する場合は特に留意される点です。

安全性：セキュリティーは万全か

個人情報を扱うため、万全のセキュリティーが求められます。情報セキュリティーに関する認証であるPマークやISMSを取得し、サービスの情報管理体制を開示できる企業のシステムが安心です。従業員情報についてのアクセス権限を細かく設定できることも、ポイントになることがあります。

料金：無理なく使い続けられるか

システムの運用には工数や費用がかかり続けます。経営に影響が出ないよう、余裕を持ったシステムの導入が求められます。

体制(1)：営業やコンサルタントの対応

営業担当者や導入コンサルタントの対応の良し悪しも重要です。導入企業としては目的が実現できそうな製品かどうかはもちろんですが、自社の課題と向き合い、時にはフィードバックや耳の痛い話をしてくれるかどうかを選ぶポイントにしている場合もあります。

体制(2)：サポート体制（導入後のフォロー）

システムを最大限に活用するためには、サポート体制が重要です。サポートがある場合は、電話、メール、チャットといったサポートツールの種類や問い合わせへの回答速度など、サポート体制を導入企業は確認します。導入後の対応が悪ければ、他の製品に切り替え（リプレイス）をされてしまうこともあります。製品の機能よりも、サポートの内容や体制が重要になるケースも多いのです。

顧客企業はこのようなポイントに着目し、システムを選びます。システムを提供する企業には、これらの観点から自社サービスを見たときに十分なものを提供できているかを顧みること、これらの観点を重視してマーケティング活動を行うことが求められます。

タレントマネジメントシステムを提供する全国のソリューション企業一覧

現在、日本国内でタレントマネジメントシステムを提供している代表的な企業とそのサービス名を紹介します。