『ビジネスガイド』提携

最近増えている「BYOD」で企業が講じておくべき措置とは!?
従業員に私物スマートフォン等を業務上利用させる場合の留意点と書式等の整備の仕方

特定社会保険労務士

岩﨑 仁弥

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「BYOD」をめぐる現状-1

(1)BYOD(ビーワイオーディー)とは?

最近、「BYOD」という言葉が注目されています。BYODとは、「Bring your owndevice」の略であり、直訳すれば、「従業員が自らのDevice(ここでは、モバイルPC、スマートフォン、タブレット等の情報端末を指す) を職場に持ち込み、これを業務に使用すること」です。従来から、個人所有の携帯電話を職場に持ち込み顧客等と連絡を取ったり、個人所有のPCを用いて文書 作成や情報検索をしたりすることは行われてきたと思います。しかし、これらの行為は、一般的には、会社が容認したものではなく、個人端末の使用を禁止する 建前をとりつつ、見て見ぬ振りをしていたケースが多かったのではないでしょうか。

このようなスタンスをとる会社が多い中で、発想を逆転させ、むしろ個人端末を利用することの有用性に着目して、積極的に業務活用していこうという流 れが出来ています。特にパソコンと同等の機能を備え、どこででもネットワークに接続できるスマートフォンやタブレット端末の普及が、この流れを後押しして います。すなわちBYODとは、単に「個人端末を職場に持ち込む」ということではありません。会社が業務上有用な仕組みとして個人端末の利用を認識し、主 体的に管理することが重要です。その観点に立つならば、BYODとは、一般社団法人日本スマートフォンセキュリティ協会(以下、「JSSEC」という)に よる、次の定義がふさわしいでしょう。

(BYODとは)リスクの認識をしたうえで、個人所有のスマートフォンの業務利用について組織として意思決定を行い、実際に業務を行うこと

※下線は筆者による

(2)BYOD導入のメリット

ところで、BYODを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか? BYODは、スマートフォンやタブレット端末(以下、「スマート端末」と いう)の活用方法として、特に効果が高いと考えられています。先に紹介したJSSECの調査によると、業務にスマート端末を導入した効果として、図表1のメリットを挙げています。

一方、スマート端末の技術革新は日進月歩ですので、会社が最新機種を準備したとしても、あっという間に陳腐化してしまうという問題があります。ま た、スマート端末は、機種ごとの個性が強く、使い勝手に好みが分かれてしまいます。ところが、個人端末であれば、従業員自身が最も使い慣れた機種を持って いますし、機種の更新も自分でやってくれます。したがって、会社は大量の端末を一括管理する手間と労力を省くことができます。

また、従業員も使い慣れた方法で情報管理を一本化することができるので、どこでも均一の条件で同一の情報を参照しながら業務を進めることが可能とな ります。結果として、上記のスマート端末活用のメリットは一層高まり、業務効率の向上に結びつきます。特に、社外における移動等の場合に、メール対応や情 報収集が可能となる点は、大きなメリットです。就業時間帯の移動時間はれっきとした「労働時間」なので、隙間時間の活用は、時間当たりの生産性を高め、労 働時間の削減にも繋がります。また、迅速でタイムリーなメール対応により、顧客満足度の向上も望めます。

■図表1:スマート端末活用のメリット
業務生産性向上 70%
移動時間の有効活用 63%
社外での業務や在宅勤務の促進 53%
社員同士のコミュニケーションの円滑化 43%
顧客へのプレゼンや商品説明の向上 27%
災害時の安否確認や事業継続性の強化(BCP) 27%

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